Archivo de la categoría: Conservación de Documentos

Asóciate en línea a la Red de Bibliotecas del Banco de la República (desde Banrep Cultural)

Desde Banrep Cultural publican el siguiente artículo:

Asóciate en línea a la Red de Bibliotecas del Banco de la República

Ser socio de la Red de Bibliotecas del Banco de la República tiene muchas ventajas, por ejemplo: acceder a un catálogo de más de 2’800.000 libros, llevar a casa y por hasta 15 días materiales de la biblioteca (libros, discos o películas); consultar un amplio fondo de documentos patrimoniales, acceder a varios recursos electrónicos para investigadores  y bases académicas en todas las áreas de conocimiento; obtener descuentos en la compra de publicaciones editadas por el Banco de la República y… ¡mucho más!

Conoce las categorías de asociación y los beneficios que cada una te ofrece

Para facilitar el trámite de afiliación y permitir que, por ejemplo, usuarios que se encuentran fuera del país puedan disfrutar de los beneficios de ser socios de su Red de Bibliotecas, desde el 2 de enero de 2020 el Banco de la República tiene disponible el servicio de pagos en línea.

Para leer completo este artículo, pueden ir al enlace de Banrep Cultural: https://www.banrepcultural.org/noticias/asociate-en-linea-la-red-de-bibliotecas-del-banco-de-la-republica

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La importancia de la gestión documental electrónica (desde TOTVS)

La importancia de la gestión documental electrónica

 Por Carlos Oettel, Gerente Comercial de TOTVS Norte de América Latina

 Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentos. Con el fin de gestionar esta gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación. Sobre todo, en compañías donde se generan muchas transacciones diarias, como en la industria de los bienes de consumo, por ejemplo.

Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación, su gestión, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación que indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.

Con un sistema de gestión documental, se pueden personalizar los documentos de salida de la empresa como las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que se configura las tareas de los documentos, tanto de entrada como de salida de la empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

La realidad indica que el mantenimiento de los documentos en papel y archivos es una propuesta costosa para una organización. Los documentos deben ser insertados en carpetas de archivo y colocados en un archivador caro y una oficina debe ser reservada para su almacenamiento. Cuando un archivo es necesario, debe ser recuperado y luego archivado una vez más. Debido a estos problemas, muchas empresas se han movido hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos.

El documento electrónico ya forma parte de nuestro día a día. Por ende, gestionar de forma eficiente dichos documentos se vuelve un factor fundamental. Tal es así que, ciertas tecnologías, como la nube, llegan para facilitar la gestión electrónica de documentos y hacerla accesible a todos, al eliminar la necesidad de grandes inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento. Además, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece en la nube proporciona flexibilidad y elasticidad, lo cual es importante si por alguna razón lo demanda el negocio.

Y no se trata de una iniciativa que se observa únicamente en las empresas, sino que también hay un fuerte impulso por parte del ámbito público. La aplicación de los expedientes electrónicos, sobre todo en las administraciones públicas, ha supuesto una evolución positiva en cuanto a la agilidad con que se tramitan los procedimientos, al no necesitar de un soporte físico que está limitado por sus propias características.

El punto central de la gestión electrónica de documentos es tener control, organización y los documentos debidamente centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las empresas tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información. Gracias a la tecnología en gestión documental, tanto compañías como gobiernos podrán ser más rápidos en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.

Sobre TOTVS

Líder absoluto en el mercado SMB de Brasil, TOTVS crea soluciones innovadoras para transformar el día a día de las empresas y ayudarlas a superar los desafíos de sus negocios. Es la mayor empresa de desarrollo de software de gestión más grande del país, invirtiendo R $ 1,6 mil millones en investigación y desarrollo en los últimos 5 años para atender las exigencias de 12 sectores de la economía.

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UNA “MÁQUINA DEL TIEMPO” PARA LIBROS ANTIGUOS EN LA BIBLIOTECA DE LA PARTICIPACIÓN (desde IDPAC)

UNA “MÁQUINA DEL TIEMPO” PARA LIBROS ANTIGUOS EN LA BIBLIOTECA DE LA PARTICIPACIÓN

Foto: IDPAC

Foto: IDPAC

La conservación de libros antiguos es uno de los retos más grandes que tienen las bibliotecas, pues preservar las delicadas páginas de documentos, literatura antigua y tomos de enciclopedias no es tarea fácil. Los diferentes factores externos como la temperatura, la iluminación, el polvo y la humedad propician las condiciones para que hongos, insectos y otros organismos acaben con años de información que guardan estos ejemplares.

Foto: IDPAC

Foto: IDPAC

Con el fin de ampliar los conocimientos y las técnicas para su recuperación, la Biblioteca del Instituto Distrital de la Participación –IDPAC- con el apoyo de la Biblioteca Nacional de Colombia está desarrollando el ‘Taller de Saneamiento y Restauración de Libros Antiguos’ el cual, como una especie de “máquina del tiempo” busca recuperar una importante selección de libros antiguos de inicios del siglo pasado que hacen parte de la colección de la Biblioteca.

Fuente, IDPAC: http://www.participacionbogota.gov.co/una-maquina-del-tiempo-para-libros-antiguos-en-la-biblioteca-de-la-participacion

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Capacitación sobre gestión documental en el Archipiélago de San Andrés (desde MinCultura)

Capacitación sobre gestión documental en el Archipiélago de San Andrés

La jornada se realizará del 17 al 19 de julio en el Auditorio del Archivo General del Departamento del Archipiélago de San Andrés. La participación es gratuita, previa inscripción en línea.

El Archivo General de la Nación realizará un taller dirigido a funcionarios de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, con el objetivo apoyar a los diferentes actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos, especialmente al personal vinculado al trabajo de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas.

Para fortalecer las competencias de la Gestión Documental en el Archipiélago, la capacitación se centrará en los siguientes temas:

  • Metodología para la elaboración de Tablas de Retención Documental. Esta herramienta facilita la organización de documentos, contribuye de forma directa con la protección del patrimonio documental de las organizaciones y favorece la toma de decisiones sobre la retención y la disposición final de los documentos.
  • Metodología para la elaboración del Programa de Gestión Documental. Busca fortalecer los esquemas de actualización, publicación y disposición de la información, y fortalecer la política de eficiencia administrativa de las entidades.
  • Elaboración del Inventario Documental. En el marco de la capacitación se realizará una breve charla sobre el concepto y marco regulatorio de los inventarios documentales.

La jornada de capacitación se realizará de manera gratuita en el Auditorio del Archivo General del departamento del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, ubicado en el sector de La Loma, barrio Shingle Hill, contiguo al Canal Tele Islas, en los siguientes horarios:

  • 17 de julio: 9:00 a. m. a 5:00 p. m.
  • 18 de julio: 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
  • 19 de julio: 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

Los interesados en participar deben realizar inscripción a través del formato en línea disponible en la página web del Archivo General de la Nación. La fecha límite es el 12 de julio de 2019.

Archivo General de la Nación
Carrera 6 # 6-91. Bogotá, D. C., Colombia
www.archivogeneral.gov.co

Ministerio de Cultura
Calle 8 No. 8 – 43 Bogotá, D. C., Colombia
www.mincultura.gov.co

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Sonsón, Ibagué y Marinilla ganan concurso sobre Patrimonio Documental (desde MinCultura)

Sonsón, Ibagué y Marinilla ganan concurso sobre Patrimonio Documental

Foto: Archivo General de la Nación.

La convocatoria entregó además una mención especial a la Universidad Nacional de Colombia. La iniciativa es liderada por el Archivo General de la Nación, entidad adscrita al Ministerio de Cultura.

El Archivo General de la Nación dio a conocer los ganadores de la segunda edición del concurso ‘Restauremos nuestro patrimonio documental’, que estuvo abierto a entidades públicas y privadas, comunidades indígenas, afrodescendientes, grupos étnicos, casas de cultura, archivos y bibliotecas en todo el territorio nacional.

Durante la evaluación, el jurado consideró el valor histórico y la representatividad para la región de los documentos postulados, y eligió tres ganadores:

  • Alcaldía del municipio de Sonsón, Antioquia. ‘Libro acta de fundación de Sonsón’. Años 1800 – 1868.
  • Universidad del Tolima, Ibagué. ‘Expedientes del Fondo Colonia’. Año 1810
  • Alcaldía del municipio de Marinilla, Antioquia. ‘Tomo 1 (Mortuorias y testamentos) del Archivo Histórico de Marinilla’. Años 1699 – 1736.

Mención especial

Dada la particularidad de los documentos y el reconocimiento de sus valores históricos, estéticos y simbólicos, durante la segunda edición del concurso ‘Restauremos nuestro patrimonio documental’, se otorgó una mención especial a la Universidad Nacional de Colombia, con los documentos ‘Correspondencia de la Rectoría, años 1868 – 1880.

Los ganadores serán premiados con la restauración, descripción, digitalización y solicitud de inclusión en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico (LICBIC-CDA).

De esta manera, el Ministerio de Cultura y el Archivo General de la Nación fortalecen en los territorios las estrategias de apropiación social del patrimonio documental, la recuperación de la memoria histórica y la identidad cultural de las regiones.

Ministerio de Cultura
Calle 8 # 8-43 Bogotá, D. C., Colombia
www.mincultura.gov.co 

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El argentino Edgardo Civallero estará en BibloRed (Bogotá, Colombia)

El argentino Edgardo Civallero estará en BibloRed

Este miércoles 13 de marzo, la Red Distrital de Bibliotecas Públicas BibloRed, recibe a Edgardo Civallero, en el conversatorio gratuito sobre bibliotecas comunitarias y educadores populares en la Biblioteca Pública Suba – Francisco José de Caldas.

El espacio permitirá a usuarios de las bibliotecas, biblotecólogos y medidadores de lectura reflexionar sobre las definiciones de biblioteca, desde las más clásicas, basadas en la etimología del término, hacia las modernas que pretenden analizarlas desde nuevos formatos, servicios o espacios físicos y virtuales para el aprendizaje, la capacitación y el ocio.

Edgardo Civallero nació en Buenos Aires en 1973 es licenciado en Bibliotecología y Documentación por la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. Su experiencia se centra en servicios bibliotecarios para pueblos indígenas y comunidades rurales, así como en la recolección de tradición oral en lenguas minoritarias y amenazadas.

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Los libros más extraños y raros de la Luis Ángel Arango (desde Canal Trece)

Desde Canal Trece de Colombia publican el siguiente artículo:

Los libros más extraños y raros de la Luis Ángel Arango

Si alguna vez te has preguntado ¿qué tesoros esconde la Luis Ángel Arango tras sus muros?, es probable que te interese saber que existe un lugar llamado la Sala de Libros Raros y Manuscritos. Te sorprenderás al conocer los tesoros bibliográficos que esconde.

Las ciudades esconden entre sus calles lugares históricos que han sido testigos del paso del tiempo. En el centro de la ciudad de Bogotá, en una esquina reposan cientos de libros en la que ha sido considerada una de las bibliotecas más importantes del país: la Biblioteca Luis Ángel Arango.

Este escenario que ha servido de guardián de historias es también el lugar en el que yacen textos, libros, fotos y archivos que datan de épocas que ninguno de los habitantes actuales de Bogotá puede recordar.

En el segundo piso de la Luis Ángel, como nos hemos acostumbrado a llamarla, una puerta de vidrio separa del mundo real a una colección que asciende a cerca de 46 mil joyas bibliográficas: la Sala de Libros Raros y Manuscritos, un lugar que lejos de ser únicamente un espacio de archivo y almacenamiento, se ha convertido en la casa del patrimonio cultural material de nuestra historia colombiana.

Nosotros, que nos morimos de ganas por conocer sobre los libros que habitan estas tierras, visitamos la sala y hablamos con William Monroy, analista de servicio al público de la Sala de Libros Raros y Manuscritos.

¿Hace cuanto existe este lugar y cuál fue su objetivo inicial?

La sala se creó en 1990, mismo año en el que se llevó a cabo la reestructuración de la BLAA (Biblioteca Luis Ángel Arango) y se hizo con el fin de resguardar ciertos libros que desde hace mucho tiempo hacían parte de la colección, pero que no tenían un lugar en donde pudieran ser guardados y conservados.

Antes de convertirse en una colección propia de la biblioteca, todos estos ejemplares, algunos de los cuales nacieron en los primeros años de la imprenta colombiana, estaban guardados en una bóveda a la cual solo podían acceder personajes importantes de la época.

Para leer completo este artículo, pueden ir al enlace del Canal Trece: https://canaltrece.com.co/noticias/libros-mas-raros-biblioteca-luis-angel-arango/

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