Archivo de la categoría: Conservación de Documentos

UNA “MÁQUINA DEL TIEMPO” PARA LIBROS ANTIGUOS EN LA BIBLIOTECA DE LA PARTICIPACIÓN (desde IDPAC)

UNA “MÁQUINA DEL TIEMPO” PARA LIBROS ANTIGUOS EN LA BIBLIOTECA DE LA PARTICIPACIÓN

Foto: IDPAC

Foto: IDPAC

La conservación de libros antiguos es uno de los retos más grandes que tienen las bibliotecas, pues preservar las delicadas páginas de documentos, literatura antigua y tomos de enciclopedias no es tarea fácil. Los diferentes factores externos como la temperatura, la iluminación, el polvo y la humedad propician las condiciones para que hongos, insectos y otros organismos acaben con años de información que guardan estos ejemplares.

Foto: IDPAC

Foto: IDPAC

Con el fin de ampliar los conocimientos y las técnicas para su recuperación, la Biblioteca del Instituto Distrital de la Participación –IDPAC- con el apoyo de la Biblioteca Nacional de Colombia está desarrollando el ‘Taller de Saneamiento y Restauración de Libros Antiguos’ el cual, como una especie de “máquina del tiempo” busca recuperar una importante selección de libros antiguos de inicios del siglo pasado que hacen parte de la colección de la Biblioteca.

Fuente, IDPAC: http://www.participacionbogota.gov.co/una-maquina-del-tiempo-para-libros-antiguos-en-la-biblioteca-de-la-participacion

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Capacitación sobre gestión documental en el Archipiélago de San Andrés (desde MinCultura)

Capacitación sobre gestión documental en el Archipiélago de San Andrés

La jornada se realizará del 17 al 19 de julio en el Auditorio del Archivo General del Departamento del Archipiélago de San Andrés. La participación es gratuita, previa inscripción en línea.

El Archivo General de la Nación realizará un taller dirigido a funcionarios de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, con el objetivo apoyar a los diferentes actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos, especialmente al personal vinculado al trabajo de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas.

Para fortalecer las competencias de la Gestión Documental en el Archipiélago, la capacitación se centrará en los siguientes temas:

  • Metodología para la elaboración de Tablas de Retención Documental. Esta herramienta facilita la organización de documentos, contribuye de forma directa con la protección del patrimonio documental de las organizaciones y favorece la toma de decisiones sobre la retención y la disposición final de los documentos.
  • Metodología para la elaboración del Programa de Gestión Documental. Busca fortalecer los esquemas de actualización, publicación y disposición de la información, y fortalecer la política de eficiencia administrativa de las entidades.
  • Elaboración del Inventario Documental. En el marco de la capacitación se realizará una breve charla sobre el concepto y marco regulatorio de los inventarios documentales.

La jornada de capacitación se realizará de manera gratuita en el Auditorio del Archivo General del departamento del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, ubicado en el sector de La Loma, barrio Shingle Hill, contiguo al Canal Tele Islas, en los siguientes horarios:

  • 17 de julio: 9:00 a. m. a 5:00 p. m.
  • 18 de julio: 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
  • 19 de julio: 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

Los interesados en participar deben realizar inscripción a través del formato en línea disponible en la página web del Archivo General de la Nación. La fecha límite es el 12 de julio de 2019.

Archivo General de la Nación
Carrera 6 # 6-91. Bogotá, D. C., Colombia
www.archivogeneral.gov.co

Ministerio de Cultura
Calle 8 No. 8 – 43 Bogotá, D. C., Colombia
www.mincultura.gov.co

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Sonsón, Ibagué y Marinilla ganan concurso sobre Patrimonio Documental (desde MinCultura)

Sonsón, Ibagué y Marinilla ganan concurso sobre Patrimonio Documental

Foto: Archivo General de la Nación.

La convocatoria entregó además una mención especial a la Universidad Nacional de Colombia. La iniciativa es liderada por el Archivo General de la Nación, entidad adscrita al Ministerio de Cultura.

El Archivo General de la Nación dio a conocer los ganadores de la segunda edición del concurso ‘Restauremos nuestro patrimonio documental’, que estuvo abierto a entidades públicas y privadas, comunidades indígenas, afrodescendientes, grupos étnicos, casas de cultura, archivos y bibliotecas en todo el territorio nacional.

Durante la evaluación, el jurado consideró el valor histórico y la representatividad para la región de los documentos postulados, y eligió tres ganadores:

  • Alcaldía del municipio de Sonsón, Antioquia. ‘Libro acta de fundación de Sonsón’. Años 1800 – 1868.
  • Universidad del Tolima, Ibagué. ‘Expedientes del Fondo Colonia’. Año 1810
  • Alcaldía del municipio de Marinilla, Antioquia. ‘Tomo 1 (Mortuorias y testamentos) del Archivo Histórico de Marinilla’. Años 1699 – 1736.

Mención especial

Dada la particularidad de los documentos y el reconocimiento de sus valores históricos, estéticos y simbólicos, durante la segunda edición del concurso ‘Restauremos nuestro patrimonio documental’, se otorgó una mención especial a la Universidad Nacional de Colombia, con los documentos ‘Correspondencia de la Rectoría, años 1868 – 1880.

Los ganadores serán premiados con la restauración, descripción, digitalización y solicitud de inclusión en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico (LICBIC-CDA).

De esta manera, el Ministerio de Cultura y el Archivo General de la Nación fortalecen en los territorios las estrategias de apropiación social del patrimonio documental, la recuperación de la memoria histórica y la identidad cultural de las regiones.

Ministerio de Cultura
Calle 8 # 8-43 Bogotá, D. C., Colombia
www.mincultura.gov.co 

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El argentino Edgardo Civallero estará en BibloRed (Bogotá, Colombia)

El argentino Edgardo Civallero estará en BibloRed

Este miércoles 13 de marzo, la Red Distrital de Bibliotecas Públicas BibloRed, recibe a Edgardo Civallero, en el conversatorio gratuito sobre bibliotecas comunitarias y educadores populares en la Biblioteca Pública Suba – Francisco José de Caldas.

El espacio permitirá a usuarios de las bibliotecas, biblotecólogos y medidadores de lectura reflexionar sobre las definiciones de biblioteca, desde las más clásicas, basadas en la etimología del término, hacia las modernas que pretenden analizarlas desde nuevos formatos, servicios o espacios físicos y virtuales para el aprendizaje, la capacitación y el ocio.

Edgardo Civallero nació en Buenos Aires en 1973 es licenciado en Bibliotecología y Documentación por la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. Su experiencia se centra en servicios bibliotecarios para pueblos indígenas y comunidades rurales, así como en la recolección de tradición oral en lenguas minoritarias y amenazadas.

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Los libros más extraños y raros de la Luis Ángel Arango (desde Canal Trece)

Desde Canal Trece de Colombia publican el siguiente artículo:

Los libros más extraños y raros de la Luis Ángel Arango

Si alguna vez te has preguntado ¿qué tesoros esconde la Luis Ángel Arango tras sus muros?, es probable que te interese saber que existe un lugar llamado la Sala de Libros Raros y Manuscritos. Te sorprenderás al conocer los tesoros bibliográficos que esconde.

Las ciudades esconden entre sus calles lugares históricos que han sido testigos del paso del tiempo. En el centro de la ciudad de Bogotá, en una esquina reposan cientos de libros en la que ha sido considerada una de las bibliotecas más importantes del país: la Biblioteca Luis Ángel Arango.

Este escenario que ha servido de guardián de historias es también el lugar en el que yacen textos, libros, fotos y archivos que datan de épocas que ninguno de los habitantes actuales de Bogotá puede recordar.

En el segundo piso de la Luis Ángel, como nos hemos acostumbrado a llamarla, una puerta de vidrio separa del mundo real a una colección que asciende a cerca de 46 mil joyas bibliográficas: la Sala de Libros Raros y Manuscritos, un lugar que lejos de ser únicamente un espacio de archivo y almacenamiento, se ha convertido en la casa del patrimonio cultural material de nuestra historia colombiana.

Nosotros, que nos morimos de ganas por conocer sobre los libros que habitan estas tierras, visitamos la sala y hablamos con William Monroy, analista de servicio al público de la Sala de Libros Raros y Manuscritos.

¿Hace cuanto existe este lugar y cuál fue su objetivo inicial?

La sala se creó en 1990, mismo año en el que se llevó a cabo la reestructuración de la BLAA (Biblioteca Luis Ángel Arango) y se hizo con el fin de resguardar ciertos libros que desde hace mucho tiempo hacían parte de la colección, pero que no tenían un lugar en donde pudieran ser guardados y conservados.

Antes de convertirse en una colección propia de la biblioteca, todos estos ejemplares, algunos de los cuales nacieron en los primeros años de la imprenta colombiana, estaban guardados en una bóveda a la cual solo podían acceder personajes importantes de la época.

Para leer completo este artículo, pueden ir al enlace del Canal Trece: https://canaltrece.com.co/noticias/libros-mas-raros-biblioteca-luis-angel-arango/

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La facturación electrónica podría traer grandes beneficios a su empresa (desde TOTVS)

La facturación electrónica podría traer grandes beneficios a su empresa

Douglas Medeiros, Gerente General TOTVS Andina

Acumular gran cantidad de facturas y que más de una se pierda podría ser algo del pasado. La factura electrónica es un documento comercial que tiene efectos tributarios. Es generado, almacenado y transmitido ya en un formato electrónico en otras partes del mundo.

Datos de la Dirección de la Industria y Empresa de la Comunidad Europea, indica que la Factura Electrónica en el mundo es una realidad. En el Continente Americano algunos de los países que ya la han implementado son: Chile, México, Guatemala, Argentina y Brasil.  En el caso de Europa están realizando modelos globales para el intercambio de facturas en los diferentes países de la Comunidad Europea.

La naturaleza de esta nueva modalidad permitirá almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales, lo que indudablemente facilitará la gestión del negocio.

A diferencia de otras empresas que solo tratan la obligatoriedad de la norma, TOTVS enaltece los beneficios con los que podrían potenciar sus negocios las empresas:

Reducción de costos. – La facturación electrónica ha traído consigo la eliminación de procesos de impresión, mensajería y almacenamiento, y esto da como resultado una reducción de costos, importante para las empresas y usuarios.

Seguridad y eficiencia en la emisión de comprobantes. – Al realizar la facturación electrónica bajo los estándares establecidos por el Gobierno usted y su empresa estará seguros de cumplir con los requisitos impuestos por ellos en materia de seguridad, una vez pasado este punto su emisión es menor a los 10 segundos en timbrar los documentos fiscales.

Simplificación administrativa. – La utilización de sistemas de facturación electrónica facilitan los procesos administrativos ya que pueden asignar distintas tareas y dar de alta varios usuarios que tengan diferentes autorizaciones dentro del sistema. Por otro lado, la empresa que permite un sistema electrónico, ayudará con el almacenamiento de los documentos fiscales, la localización de información en los mismos y facilitará los procesos de posibles auditorías internas o externas.

Servicio al cliente. –  Contar con un portal al cliente, en donde ellos podrán tramitar sus facturas directamente en el sistema y desde la comodidad de sus casas u oficinas. Esto ayudará al ahorro de tiempo y dinero que permite una mejor reinversión del mismo en actividades de servicio al cliente.

Reducción de errores en el proceso de facturación. –  Debido a que los sistemas cuentan con bases de datos que se alimentarán previamente, los errores en los documentos fiscales se podrían reducir significativamente.

Control documental. – Al contar con una mejor organización y almacenamiento de la información de productos, servicios y clientes se contarán con un mayor control sobre la documentación emitida por las empresas.

Menor impacto ambiental.- Eliminación del uso de papel carbón y/o papel químico, ahorro de combustible y menor contaminación ambiental. No solamente se dan los costos de almacenamiento y ahorro del espacio físico.

Aunque en Colombia las normas ya habían concebido el uso de la factura electrónica desde el año 2005, es hasta el 2015 que se reglamentó el uso de esta herramienta, fue hasta marzo del 2017, que su implementación es una realidad, bajo el Decreto 1349 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Con este decreto se permitirá negociar dicha herramienta como título valor, a tasas atractivas de descuento, ofrecidas en un mercado transparente, de esta manera el acto administrativo respaldará los proyectos de crecimiento, expansión, innovación y desarrollo de las industrias.

La preparación de la norma contó con el acompañamiento del Banco Mundial, a través de un trabajo conjunto que permitió identificar barreras en el sector empresarial, relacionadas con los tiempos de la negociación y desembolsos de pagos a proveedores por parte de sus clientes. Con esta medida Colombia mejora sus estándares en buenas prácticas comerciales a nivel internacional.

Según la Dian, el valor de estas facturas asciende a cerca de $2.615 millones, reportados en cuatro días por siete empresas, de las casi 40 habilitadas por facturar electrónicamente.

Sin duda los beneficios enumerados generan certidumbre a las empresas en sus procesos internos de administración; sin embargo, los retos para la adopción exitosa de la facturación electrónica se encuentran en la cultura y el arraigo a realizar una transición transparente, de colaboración entre todos los involucrados en el proceso y también de contar con el aliado tecnológico correcto que hará la implementación de esta modalidad.

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Siete puntos con los que su negocio obtendrá productividad, agilidad y reducción de costos (desde TOTVS)

7 puntos con los que su negocio obtendrá productividad, agilidad y reducción de costos

Douglas Medeiros, Gerente General TOTVS Andina

La forma en que las empresas se relacionan y se comunican actualmente cambió. La información está disponible en muchos medios y la velocidad de entrega es más rápida que la capacidad de procesamiento, esto es, recibimos mucha información y la mayoría de las veces no sabemos qué hacer y cómo utilizarla para la toma de decisiones. En su organización no es diferente, ¿cómo responden a eso sus colaboradores, cómo se realiza la toma de decisiones y cómo podemos tener mayor productividad dentro de este contexto?

TOTVS entiende estos desafíos por ello listamos siete beneficios de fluig una plataforma de productividad y colaboración que gestiona personas, documentos e identidades y que necesita conocer para soportar el crecimiento de su negocio. A través de fluig ajusta sus procesos, mejora su comunicación y transforma el ambiente de trabajo de sus colaboradores.

  1. Generador de proceso: permite automatizar diferentes procesos y actividades de gran complejidad, posibilitando la creación de diseño y el mapeado de procesos; es decir, la organización va a poseer un único camino para ejecutar un conjunto de actividades, por lo tanto todos los usuarios ejecutarán el proceso del mismo modo. Esto permitirá el registro y la documentación del proceso, generando conocimiento para todos los involucrados en esa actividad, con lo cual se evitarán errores y re trabajos que favorecen la reducción de costos en la capacitación de colaboradores.
  2. Revisión ordenada: es una actividad en el proceso de gestión que nos posibilitará tener mayor eficiencia y agilidad en la administración y el control de las informaciones; es decir, es un recurso que va a identificar, localizar y regresar un conjunto de registros con base en criterios de investigación como grupos, subgrupos, series y piezas documentales.
  3. Acompañamiento del Proceso: el acompañamiento le permite supervisar el progreso de cada actividad en el proceso; porque las organizaciones no operan sobre la base de la improvisación, todo debería funcionar dentro de ciertos límites de tiempo y horarios.

Por lo tanto, las organizaciones requieren un considerable esfuerzo de vigilancia en sus diversas operaciones y actividades, donde monitorear significa supervisar estas operaciones y actividades para garantizar que la planificación está bien ejecutada y que se logren los objetivos correctamente.

  1. Plazo de Conclusión: la gestión de los plazos para la finalización de las actividades pasa a ser de suma importancia e incuestionable, ya que el hecho de no cumplir el plazo puede provocar un gran impacto en la organización con multas y sanciones, por lo tanto, el control de la fecha de finalización debe ser acompañado y supervisado.

Para mitigar los plazos de la conclusión de las actividades podemos notificar al solicitante y al gestor con advertencias de la tolerancia, la frecuencia y el aviso de expiración, volviendo la actividad preventiva.

  1. Mecanismo de Asignación: los mecanismos de asignación son componentes que permiten seleccionar a determinados usuarios para conceder ciertas acciones, como la función de gestor de un proceso, la recepción de los procesos completados y la ejecución de las acciones sobre los archivos adjuntos de las solicitudes.
  2. Notificación a los Usuarios: las notificaciones son avisos al usuario en relación con los pendientes o acontecimientos importantes dentro del sistema. Algunas formas de entrega de estas notificaciones pueden ser a través de la central de notificaciones del usuario; la recepción de e-mails por parte del usuario y las notificaciones vía SMS en los celulares.
  3. La Central de Tareas: engloba todas las tareas en las cuales el usuario está involucrado, ya sea como solicitante, responsable, gerente, autor o aprobador. Permitiendo la automatización y el control de procesos a través de documentos y delegar tareas a los usuarios, todas las tareas pendientes o solicitudes del usuario son reunidas en este recurso.

fluig, se convierte así en la herramienta perfecta para digitalizar el flujo de información dentro de la empresa e impregna toda su gestión, por medio de una única plataforma. La estandarización de procesos garantiza seguridad y previsibilidad, ya que reduce errores y aumenta la productividad.

Acerca de TOTVS

Proveedor de soluciones de negocios para empresas de todos los tamaños, comercializa software de gestión, plataformas de productividad y colaboración, hardware y consultoría; líder absoluta en el mercado de SMB de América Latina. Con más de 50% de marketshare en Brasil, TOTVS está presente en 41 países. En Brasil, cuenta con 15 filiales, 52 franquicias, 5 mil canales de distribución y 10 centros de desarrollo. En el resto del mundo, cuenta con 7 filiales, 5 centros de desarrollo (Estados Unidos, México, China y Taiwán) y numerosos canales de distribución. Para más información, acceda al website.

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